Die deutsche GmbH — die Gesellschaft mit beschränkter Haftung — wird zweimal geboren. Zunächst wird der Gesellschaftsvertrag beim Notar unterzeichnet, und es entsteht eine „Gesellschaft in Gründung“. Zur juristischen Person mit beschränkter Haftung wird sie aber erst an einem bestimmten Tag: wenn das Gericht sie ins Handelsregister einträgt. Vor dieser Eintragung besteht die GmbH „als solche nicht“ — so steht es wörtlich im Gesetz.
„Vor der Eintragung in das Handelsregister des Sitzes der Gesellschaft besteht die Gesellschaft mit beschränkter Haftung als solche nicht“ — § 11 Abs. 1 GmbHG.
Daraus folgt auch ein praktisches Risiko, das man zu Beginn gern vergisst: Wer vor der Eintragung ins Register im Namen der künftigen Gesellschaft handelt, haftet persönlich und gesamtschuldnerisch (§ 11 Abs. 2 GmbHG). Deshalb geht man größere Verpflichtungen vor der Eintragung mit Vorsicht ein. Nachfolgend der gesamte Weg Schritt für Schritt.
Schritt 1. Gesellschaftsvertrag — nur beim Notar
Alles beginnt mit der Satzung (Gesellschaftsvertrag). Die Form ist strikt notariell, und unterzeichnet wird sie von allen Gesellschaftern (§ 2 Abs. 1 GmbHG). Keine „einfache Schriftform“: ohne Notar gibt es keinen Vertrag.
Das Gesetz gibt einen Mindestbestand an Punkten vor, ohne die die Satzung unwirksam ist (§ 3 Abs. 1 GmbHG):
- Firma und Sitz;
- Gegenstand des Unternehmens;
- Höhe des Stammkapitals (Stammkapital);
- Zahl und Nennbetrag der Geschäftsanteile, die jeder Gesellschafter übernimmt.
Der Sitz ist ein durch die Satzung bestimmter Ort innerhalb Deutschlands (§ 4a GmbHG). Für Gesellschafter, die nicht persönlich zum Notar erscheinen können, ist ein Vertreter zulässig — jedoch nur mit notariell beglaubigter Vollmacht (§ 2 Abs. 2 GmbHG).
Vereinfachtes Verfahren: das Musterprotokoll
Sind es nicht mehr als drei Gesellschafter und nur ein Geschäftsführer, erlaubt das Gesetz eine vereinfachte Gründung nach dem Musterprotokoll aus Anlage 1 zum GmbHG (§ 2 Abs. 1a). Vorteil — günstiger und schneller. Nachteil — streng: es dürfen „keine vom Gesetz abweichenden Bestimmungen“ aufgenommen werden. Das Musterprotokoll dient zugleich als Gesellschafterliste. Sobald eine nicht standardmäßige Leitungsstruktur oder besondere Anteilsrechte nötig sind, ist der vereinfachte Weg versperrt — dann geht es über die reguläre Satzung.
Schritt 2. Stammkapital: wie viel und wann einzuzahlen ist
Das Mindestkapital der GmbH beträgt 25 000 Euro (§ 5 Abs. 1 GmbHG). Der Nennbetrag jedes Geschäftsanteils lautet auf volle Euro, und die Summe aller Anteile muss mit dem Stammkapital übereinstimmen (§ 5 Abs. 2, 3).
Der Punkt, der am häufigsten verwechselt wird: Die 25 000 € müssen nicht vollständig vor der Anmeldung eingezahlt werden. Die Regel des § 7 Abs. 2 GmbHG ist anders aufgebaut:
- auf jeden Bareinlage-Anteil wird mindestens ein Viertel des Nennbetrags eingezahlt;
- und insgesamt muss so viel auf das Konto eingehen, dass die eingezahlten Gelder zuzüglich des Nennbetrags der durch Sacheinlagen zu leistenden Anteile die Hälfte des Mindestkapitals erreichen — also mindestens 12 500 €.
Werden Anteile durch Sacheinlagen statt durch Geld geleistet, muss die Einlage der Gesellschaft tatsächlich vor der Anmeldung übergeben worden sein — so, dass die Geschäftsführer frei darüber verfügen können (§ 7 Abs. 3 GmbHG). Für die Sachgründung wird zusätzlich ein Sachgründungsbericht erstellt.
25 000 € — Mindestkapital. 12 500 € — das Minimum, das vor der Anmeldung zum Register eingehen muss.
Und wenn weniger Geld da ist: UG (haftungsbeschränkt)
Für diejenigen, die keine 25 000 € haben, gibt es eine „erleichterte“ Form — die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt), kurz UG (§ 5a GmbHG). Formal ist das dieselbe GmbH, aber mit zwei Bedingungen. Erstens: Das Kapital wird sofort in voller Höhe eingezahlt, und Sacheinlagen sind unzulässig (§ 5a Abs. 2). Zweitens: In der Firma muss zwingend „UG (haftungsbeschränkt)“ angegeben werden, und die Gesellschaft stellt jährlich ein Viertel des Jahresgewinns in eine Rücklage ein, bis sie sich zur vollwertigen GmbH angesammelt hat (§ 5a Abs. 1, 3). Es ist keine eigene Rechtsform, sondern ein Startmodus derselben GmbH.
Schritt 3. Bestellung des Geschäftsführers und Vorbereitung der Anmeldung
Die Anmeldung zum Handelsregister nehmen die Geschäftsführer vor. Dabei unterzeichnen die Anmeldung der Gründung alle Geschäftsführer ausnahmslos (§ 78 GmbHG). Ist der Geschäftsführer nicht unmittelbar in der Satzung bestellt, wird der Anmeldung ein Nachweis über seine Bestellung beigefügt (§ 8 Abs. 1 Nr. 2 GmbHG).
Der Geschäftsführer gibt dabei eine persönliche Versicherung ab: dass keine Umstände vorliegen, die seiner Bestellung nach § 6 GmbHG entgegenstehen (etwa Verurteilungen wegen bestimmter Delikte), und dass er über seine unbeschränkte Auskunftspflicht gegenüber dem Gericht belehrt wurde (§ 8 Abs. 3 GmbHG).
Schritt 4. Anmeldung zum Handelsregister (Anmeldung)
Die Anmeldung erfolgt beim Gericht am Sitz der Gesellschaft (§ 7 Abs. 1 GmbHG). Und sie darf nicht früher eingereicht werden, als der erforderliche Teil des Kapitals eingezahlt ist — das ist die unmittelbare Verknüpfung von § 7 Abs. 2 mit dem vorigen Schritt.
Der Satz der Anlagen ist durch § 8 GmbHG streng vorgegeben. Dazu gehören:
- der Gesellschaftsvertrag (bei Vertretung die Vollmachten);
- der Nachweis über die Bestellung der Geschäftsführer, sofern sie nicht in der Satzung benannt sind;
- die Gesellschafterliste nach § 40 GmbHG;
- bei Sacheinlagen — die Bewertungsunterlagen und der Sachgründungsbericht.
Die Anmeldung läuft über den Notar in elektronischer Form und gelangt zum Registergericht.
Schritt 5. Prüfung und Eintragung (Eintragung)
Das Gericht prüft, ob die Gesellschaft ordnungsgemäß errichtet und angemeldet wurde, und nimmt die Eintragung vor. In das Register gelangen die Firma und der Sitz, die inländische Geschäftsanschrift, der Unternehmensgegenstand, die Höhe des Stammkapitals, der Tag des Abschlusses des Gesellschaftsvertrags, die Personen der Geschäftsführer und der Umfang ihrer Vertretungsbefugnis (§ 10 Abs. 1 GmbHG).
Genau dieser Tag ist der Ausgangspunkt. Ab der Eintragung wird die GmbH zur vollwertigen juristischen Person, und die beschränkte Haftung beginnt zu wirken. Die persönliche Haftung der „vor der Eintragung Handelnden“ nach § 11 Abs. 2 GmbHG wächst nicht weiter an.
Was man im Kopf behalten sollte
Die GmbH-Gründung ist kein bürokratischer Marathon, sondern eine nachvollziehbare Abfolge mit klaren Übergangsbedingungen zwischen den Schritten. Drei Dinge, an denen man am häufigsten stolpert:
- Der Notar ist zwingend. Eine Satzung ohne notarielle Beurkundung ist nichtig (§ 2 GmbHG).
- Das Geld — vor der Anmeldung. Mindestens 12 500 € müssen eingehen, bevor der Geschäftsführer die Anmeldung einreicht (§ 7 Abs. 2 GmbHG).
- Haftung vor der Eintragung — persönlich. Solange keine Eintragung erfolgt ist, sind größere Geschäfte im Namen der künftigen GmbH das persönliche Risiko des Unterzeichnenden (§ 11 GmbHG).
Quellenhinweis: Die angeführten Texte der GmbHG-Paragrafen sind eine konsolidierte, inoffizielle Fassung; bei der Vorbereitung einer konkreten Gründung sind die Formulierungen mit der aktuellen amtlichen Veröffentlichung und mit der Praxis des Registergerichts am Sitz abzugleichen.